strona główna - Case study - wdrożenie enova365 w fundacji "MOC POMOCY"

Case study – wdrożenie enova365 w fundacji „MOC POMOCY”

Case study – wdrożenie enova365 w fundacji „MOC POMOCY”

Case study

Wdrożenie systemu ERP (enova365)

Fundacja Moc Pomocy

Kim jest nasz klient?

Fundacja MOC POMOCY wspiera osoby, które w wyniku wypadku lub choroby doświadczają niepełnosprawności. Fundacja powstała z inicjatywy Rafała Mikołajczyka, który po swoich doświadczeniach z wypadkiem i jego konsekwencjami, chciał pomóc osobom, które znalazłyby się w podobnej sytuacji. Wspólnie z przyjacielem stworzył miejsce, gdzie ludzie z różną niepełnosprawnością otrzymują kompleksowe wsparcie. Pod skrzydła Fundacji “MOC POMOCY” trafiają najczęściej osoby, które w wyniku choroby czy wypadku uległy urazowi rdzenia kręgowego, głowy lub amputacji. Dzięki opiece w ramach programów prowadzonych przez fundację, ich podopieczni odzyskują nie tylko zdrowie, ale również radość z życia.

Z jakim problemem mierzył się klient?

Fundacja szukała dróg do optymalizacji swoich działań (jako firma) i jednoczesnego ułatwienia życia swoim beneficjentom. Te tematy zaprowadziły fundację do opolskiej firmy informatycznej. Specjaliści z itDesk wysłuchali potrzeb klienta i przeprowadzili analizę biznesową marki, czego efektem była diagnoza: przestarzały system ngoCRM. Ówczesny system został uznany za nierozwojowy, zatem projekt “DOM POMOCY” wymagał przeniesienia obecnych kontaktów i wdrożenia systemu enova365, razem z odpowiednimi funkcjonalnościami.

Zatem głównym celem było usprawnienie zarządzania fundacją poprzez zastąpienie “przestarzałego” systemu ngoCRM nowym, który posiada zarówno zalety poprzedniego systemu, jak i niesie ze sobą wartość dodaną w postaci centralizacji danych oraz szersze możliwości zarządzania firmą.

Wyzwanie?

Wszystkie najważniejsze informacje dla pracownika i zarządzających fundacją w jednym miejscu (saldo, transakcje, przebieg procesów, dane osobowe, kontakt z darczyńcami, projekty i komunikacja z podopiecznym prosto z panelu).

Jakie działania zaplanowaliśmy?

Z

Analiza przedwdrożeniowa, instalacja, konfiguracja, testy

Zarówno tutaj, jak i w praktycznie każdym przypadku wdrożenia systemu enova365 w firmie, działania rozpoczynamy od analizy przedwdrożeniowej. Po niej następuje instalacja środowiska produkcyjnego testowego, konfiguracja i parametryzacja systemu, wdrożenie funkcjonalności dedykowanych, import próbny danych oraz testy.

Z

Przeszkolenie, okres próbny, weryfikacja wdrożenia

Oczywiście to nie koniec drogi do lepszego działania firmy, gdyż po testach szkolimy pracowników z obsługi enova365. Po przeszkoleniu, wdrażamy “okres próbny”, który z kolei kończy się opracowaniem planu uruchomienia wersji LIVE (z harmonogramem i procedurami wsparcia technicznego w okresie startu). Ostatnie etapy to import danych końcowych i końcowa weryfikacja systemu, start produkcyjny i rzecz jasna wsparcie techniczne powdrożeniowe.

Z

Wsparcie powdrożeniowe

Po starcie produkcyjnym Zamawiający, aby dalej móc korzystać z naszych konsultantów oraz programistów, może podpisać umowę wsparcia technicznego powdrożeniowego, która reguluje współpracę pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą.

Jakie efekty przyniosły nasze działania?

Każde wdrożenie ma swoje części wspólne, lecz żadne nie jest dokładnie takie samo. Dlatego poniżej przedstawiamy szczegółowy raport z tego, co wdrożyliśmy w temacie enova365 dla fundacji “MOC POMOCY”.

=

Panel beneficjenta w enova365

=

Mechanizm importu wyciągów bankowych oraz przelewów

=

Strona WWW dla beneficjentów powiązana z enova365

Rozbijając powyższe na jeszcze większe szczegóły
wdrożyliśmy poniższe mechanizmy dla fundacji w enova365

⇒ Widok wszystkich beneficjentów na jednym widoku w enova365.

⇒ Możliwość zarządzania beneficjentami, zmiana informacji, edycja stanu (np. stan przyjęto, dodanie, usunięcie beneficjenta).

⇒ Możliwość sprawdzenia szczegółowych informacji o konkretnym beneficjencie:
• Informacje ogólne (informacje o beneficjencie, dane korespondencji, dane osobiste, powód przystąpienia do fundacji)
• Dane finansowe (informacje o wpłatach od wspierających z podziałem na 4 subkonta beneficjenta, tj. 1.5%, Darowizny, Dobromaty, Zbiórki publiczne)
• Lista przyjęcia poczty (miejsce, w którym zawarte są informacje o przyjęciu dokumentów pocztą)
• Załączniki (miejsce, w którym beneficjent może dodać załączniki np. dokumenty z badań)
• Wiadomości (miejsce, w którym beneficjent może komunikować się z administratorem)

⇒ Możliwość zresetowania hasła beneficjenta do strony www, na której beneficjent może wyświetlić informacje opisane powyżej w pkt.3

⇒ Mechanizm importu danych finansowych z różnych źródeł: z banku, z payPro, z PayPal
• (podczas importu danych finansowych) mechanizm automatycznego dopasowania odpowiedniego beneficjanta do danego przelewu po tytule przelewu
• możliwość ręcznej zmiany przypisanego beneficjenta do przelewu
• możliwość zdecydowania czy od transakcji ma być naliczana prowizja do fundacji
• podsumowanie podczas importu danych finansowych dla każdego z beneficjentów jaka jest suma środków trafiających do beneficjentów oraz suma prowizji
• podsumowanie podczas importu danych finansowych sumarycznych wartości (suma wszystkich transakcji dla beneficjentów, oraz osobno suma wszystkich prowizji)

⇒ Mechanizm, który automatycznie przydziela transakcję do odpowiedniego subkonta beneficjenta, jeżeli wskazane subkonto nie posiada tylu środków.
Przykładowo na subkoncie 1.5% beneficjent posiada 100 zł, na subkoncie darowizny 300 zł, przychodzi operacja płatnicza beneficjenta na -150 zł z subkonta 1.5% ale beneficjent nie ma tyle środków, dlatego tworzone są dwa wpisy -100 zł dla subkonta 1.5% i -50 zł dla subkonta darowizny.

⇒ Mechanizm importu sald początkowych (używany podczas wdrażania projektu na środowisko produkcyjne, kilkoma kliknięciami importujemy stany sald wszystkich beneficjentów do systemu enova365)

⇒ Mechanizm sprawdzenia zebranych informacji o płatnościach dla wszystkich beneficjentów w jednym miejscu. Widok, na którym osobno zawarte są informacje finansowe fundacji oraz osobno zawarte są informacje o wszystkich beneficjentach (ich transakcjach). Dzięki temu w jednym miejscu można wskazać okres np. kwiecień i sprawdzić jakie były transakcje dla wszystkich beneficjentów z podziałem na subkonta 1.5% itp.

⇒ Mechanizm liczący aktualne dostępne środki fundacji, środki wszystkich beneficjentów oraz stan rachunku bankowego.

⇒ Strona www dla beneficjentów, na której mogą sprawdzić swoje dane finansowe, dodać załączniki np. z badań, wysłać wiadomość do administratora, którą administrator może odczytać w enova365.

Moduły i dodatki systemu enova365

zastosowane przy wdrożeniu dla fundacji “Moc pomocy”

Moduły enova365

Kadry i płace

i

Księgowość

Środki trwałe

Projekty (CRM)

h

Faktury

Dodatki enova365

Wirtualne Wyciągi Bankowe

Elektroniczne Wyciągi Bankowe

WebApi

l

Projekty (CRM)

h

Faktury

Komentarz klienta

„Całościowe zarządzanie fundacją “MOC POMOCY” zyskało nowe możliwości, a dokładniej “nową moc”. Takie rzeczy jak panel samoobsługi dla beneficjentów, możliwość zarządzania środkami, wpływami, rozliczeniami, podatkami 1,5% czy wiele innych rzeczy, które opracował dla nas itDesk, że życie beneficjentów fundacji będzie prostsze w pewnych aspektach, a my, jako zarządzający fundacją, będziemy mogli skierować swoje siły na pomaganie podopiecznym w jeszcze większym stopniu.”

Rafał Mikołajczyk

prezes fundacji "Moc Pomocy"

Zainteresowaliśmy Cię tematem wdrożenia enova365?
Przeczytaj inne case study

ZAPYTAJ O OFERTĘ

    Dodaj załącznik
    +48 77 47 00 540
    Mapa