Case study – Wdrożenie systemu ERP (enova365) w firmie transportowej.

Firma GTV BUS zapewnia zarówno kompleksowe przewozy na terenie Niemiec, Niderlandów, Belgii, Rumunii, jak i transfery pomiędzy tymi państwami (i oczywiście przewóz z Polski). Co więcej, na terenie Holandii, GTV BUS oferuje codzienne transfery pracownicze. Przeczytaj nasze case study dotyczące wdrożenia systemu enova365, aby dowiedzieć się jak pomogliśmy tej firmie.

INFORMACJE O KLIENCIE

Firma GTV BUS istnieje na rynku od 1994 roku i specjalizuje się w transporcie międzynarodowym, świadcząc usługi na światowym poziomie. GTV BUS łączy wiedzę i doświadczenie z pasją do transportu. To jeden z największych przewoźników w Europie.
W ciągu 25 lat, z małej rodzinnej firmy, powstało potężne przedsiębiorstwo, zatrudniające ponad 500 pracowników, z czego ponad 350 to wykwalifikowani kierowcy. Firma zapewnia zarówno kompleksowe przewozy na terenie Niemiec, Niderlandów, Belgii, Rumunii, jak i transfery pomiędzy tymi państwami (i oczywiście przewóz z Polski).
Co więcej, na terenie Holandii, GTV BUS oferuje codzienne transfery pracownicze.

CELE I WYZWANIA

Celem wdrożenia, była integracja platformy sprzedaży internetowej biletów z systemem enova365. Klient oczekiwał, aby sprzedaż internetowa była automatycznie fiskalizowana i rozliczana w module handlowym systemu ERP. Celem wdrożenia było także stworzenie dedykowanego rozwiązania integrującego obydwa systemy klienta. Dużym wyzwaniem było przygotowanie mechanizmu fiskalizacji w rozbiciu sprzedaży biletów na poszczególne etapy przejazdów międzynarodowych (wraz ze stawkami podatku obowiązującymi w poszczególnych krajach). Kluczowym elementem wdrażanych rozwiązań była pełna automatyzacja
poszczególnych procesów wraz z wykluczeniem możliwych błędów ludzkich.

PRZEBIEG WDROŻENIA

Wdrożenie rozpoczęto od szczegółowej analizy obecnych systemów sprzedażowych oraz określenia celów wdrożenia. Została przeprowadzona szczegółowa analiza całego procesu sprzedaży, począwszy od zakupu biletu przez klienta indywidualnego na przewóz międzynarodowy na internetowej platformie sprzedażowej, przez określenie trasy przejazdu przez poszczególne kraje,
aż do wystawienia końcowego dokumentu sprzedaży. Zespół projektowy przygotował szczegółową analizę tego procesu oraz przedstawiono specyfikę wdrożenia, odpowiadającą potrzebom klienta. W porozumieniu z zarządem zaplanowano poszczególne etapy realizacji.

Etap 1

Wdrożenie rozpoczęło się od pełnego wdrożenia modułu “Handel” (w wersji złotej systemu enova365). W trakcie tego etapu, w module Handel, przygotowano szereg cech i mechanizmów odpowiadających wystawianiu dokumentów sprzedaży dla poszczególnych etapów przejazdu międzynarodowego wraz z właściwymi stawkami podatku VAT (obowiązującymi dla danego kraju, przez który odbywa się przejazd). W oparciu o dodatek “Harmonogram zadań”, przygotowano również automatyczny import kursów walut (niezbędny dla wystawiania dokumentów sprzedaży).

Etap 2

Kolejnym etapem wdrożenia było przygotowanie dedykowanego rozwiązania służącego importowi zakupionych biletów do systemu sprzedaży. Zaimplementowany dodatek importuje zakupione bilety do systemu enova365, tworząc automatycznie odrębny dokument sprzedaży na każdy etap podróży (odbywający się przez poszczególny kraj wraz z danymi dotyczącymi płatności). Każdy z tych dokumentów jest automatycznie fiskalizowany przy użyciu drukarki fiskalnej współpracującej z systemem enova365. Pozwoliło to na pełną automatyzację procesu obsługi sprzedaży i fiskalizacji zarezerwowanych przejazdów. Wyeliminowało to proces ręcznego wystawiania kilku dokumentów sprzedaży dla jednego przejazdu.

Etap 3

W przygotowanym dodatku zaimplementowano również mechanizm automatycznego generowania i drukowania raportów fiskalnych: zarówno dobowych, jak i miesięcznych, dzięki czemu zaoszczędzono czas potrzebny na obsługę urządzeń fiskalnych oraz wyeliminowano możliwość popełnienia błędu przez pracownika.

Etap 4

Zamówiono i przygotowano również dedykowane urządzenie służące do zwijania i archiwizacji dokumentów rejestrowanych na drukarce fiskalnej, które w znacznym stopniu ułatwiło oraz zoptymalizowało obsługę urządzeń fiskalnych w siedzibie klienta. Wszystkie dokumenty wystawiane na drukarce fiskalnej są automatycznie archiwizowane na przygotowanym urządzeniu.

ZASTOSOWANE MODUŁY ENOVA365

1. enova365 Handel
2. Dodatek: Harmonogram zadań
3. Dedykowany moduł integracji i fiskalizacji

OSIĄGNIĘTE REZULTATY

• Klient zyskał możliwość lepszego zarządzania rozrachunkami, łatwości analizowania bieżącej
  sytuacji przedsiębiorstwa, podejmowania szybszych decyzji w oparciu o pewniejsze dane.
  
  
• Wdrożenie systemu enova365 oraz kilku rozwiązań dedykowanych, w pełni zautomatyzowało
  proces obsługi i rejestracji dokumentów sprzedażowych. Pozwoliło to na zoptymalizowanie
  czasu pracy pracowników odpowiedzialnych za ten proces, a zaoszczędzony czas mógł
  zostać przeznaczony na dalszy rozwój firmy na nowych obszarach rynku.
  
  
• Dodatkową korzyścią wynikającą z takiego rozwiązania, jest maksymalne wykluczenie
  możliwości popełnienia błędu przez pracowników, co zredukowało koszty i czas potrzebny
  na bieżącą obsługę oraz poprawiło jakość obsługi.

OPINIA KLIENTA

“Wdrożenie systemu, a dokładniej mówiąc, integracja enova365 z systemem rezerwacji biletów została przeprowadzona w sposób profesjonalny i zgodny z harmonogramem. Korzyści jakie uzyskaliśmy z wdrożenia pomogły w dalszym rozwoju firmy, a wszelkie automatyzacje zostały też docenione przez naszych pracowników. Polecam i zalecam wdrożenia itDesk.”

 

 

 

Za realizację usługi odpowiada nasz dział Business Solutions. Jak mogą pomóc Twojej firmie? Tego możesz dowiedzieć się po kliknięciu TUTAJ.