Case study – wdrożenie enova365 w sklepie internetowym „Zielony Parapet”
Case study
Wdrożenie systemu ERP (enova365)
Sklep internetowy Zielony Parapet
Kim jest nasz klient?
Zielony Parapet to jeden z czołowych polskich sklepów internetowych oferujących rośliny doniczkowe – od popularnych gatunków po rzadkie okazy kolekcjonerskie, a także kaktusy i sukulenty. W ofercie znajduje się bogaty wybór roślin oraz akcesoriów do ich pielęgnacji, w tym doniczki, podłoża, nawozy i inne niezbędne dodatki. Sklep adresuje swoją propozycję zarówno do osób rozpoczynających przygodę z roślinami, jak i do doświadczonych kolekcjonerów, zapewniając starannie dobrane produkty oraz fachową obsługę.
Z jakim problemem mierzył się klient?
Dynamiczny rozwój firmy i rosnąca liczba zamówień ujawniły ograniczenia dotychczasowego modelu pracy. Brak automatyzacji i rozproszenie danych wpływały na spadek efektywności operacyjnej oraz wzrost ryzyka błędów w codziennej pracy.
- Brak automatyzacji procesów sprzedażowych i magazynowych.
- Brak obsługi i rozliczania faktur FVOSS w księgowości.
- Zarządzanie procesem reklamacji i zwrotów.
- Obsługa bonów zakupowych.
- Raportowanie.
- Brak automatyzacji procesów zakupowych.
- Wartość magazynowa towarów w średnich cenach zakupu.
Wyzwanie?
Automatyzacja procesów operacyjnych oraz usprawnienie pracy magazynu pozwalają zwiększyć efektywność firmy, ograniczyć liczbę błędów i zoptymalizować wykorzystanie zasobów. Dzięki wdrożeniu nowoczesnych rozwiązań technologicznych możliwe jest zintegrowanie kluczowych obszarów działalności, przyspieszenie realizacji zadań oraz lepsza kontrola nad przepływem towarów. W efekcie magazyn działa sprawniej, a procesy operacyjne stają się bardziej przejrzyste, powtarzalne i łatwe do monitorowania.
Jakie działania zaplanowaliśmy?
Analiza przedwdrożeniowa, instalacja, konfiguracja, testy
Tutaj, jak i w każdym praktycznie wdrożeniu systemu enova365 w przedsiębiorstwie, działania rozpoczynamy od analizy przedwdrożeniowej. Kolejno następuje instalacja środowiska produkcyjnego testowego, konfiguracja i parametryzacja systemu, wdrożenie funkcjonalności dedykowanych, import próbny danych oraz testy.
Przeszkolenie, okres próbny, weryfikacja wdrożenia
To oczywiście nie zamyka procesu doskonalenia funkcjonowania firmy – po zakończeniu testów przeprowadzamy szkolenia dla pracowników z obsługi systemu enova365. Następnie uruchamiamy tzw. „okres próbny”, który kończy się przygotowaniem planu wdrożenia wersji LIVE, obejmującego harmonogram oraz procedury wsparcia technicznego na etapie startu. Ostatnie kroki to import danych finalnych, szczegółowa weryfikacja działania systemu, uruchomienie w środowisku produkcyjnym oraz zapewnienie kompleksowego wsparcia po wdrożeniu.
Wsparcie powdrożeniowe
To oczywiście nie zamyka procesu doskonalenia funkcjonowania firmy – po zakończeniu testów przeprowadzamy szkolenia dla pracowników z obsługi systemu enova365. Następnie uruchamiamy tzw. „okres próbny”, który kończy się przygotowaniem planu wdrożenia wersji LIVE, obejmującego harmonogram oraz procedury wsparcia technicznego na etapie startu. Ostatnie kroki to import danych finalnych, szczegółowa weryfikacja działania systemu, uruchomienie w środowisku produkcyjnym oraz zapewnienie kompleksowego wsparcia po wdrożeniu.
Jakie efekty przyniosły nasze działania?
Każde wdrożenie ma pewne wspólne elementy, ale każde z nich jest unikalne. W związku z tym poniżej przedstawiamy szczegółowy raport dotyczący wdrożenia systemu enova365 dla sklepu internetowego „Zielony Parapet”, który odzwierciedla specyficzne rozwiązania zastosowane w tym projekcie.
Mechanizmy automatycznego wystawiania dokumentów WZ oraz faktur końcowych na podstawie statusów zamówień w systemie.
Automatyczna wysyłka faktur sprzedaży do klientów.
Obsługa procesu FVOSS.
Integracja stanów magazynowych i zamówień z systemem sklepu internetowego i Baselinkerem.
Obsługa bonów zakupowych jako dodatkowej formy płatności.
Raportowanie i analiza danych w systemie, w tym:
- Średnia sprzedaż danego towaru względem okresu dostępności (także w wersji nieuwzględniającej dni produktu w promocji).
- Obliczanie dni zapasu produktów, przy aktualnym poziomie sprzedaży i alertowanie zaopatrzenia o konieczności domówienia uwzględniające czas dostawy.
- Mechanizmy wykrywania anomalii i analiza trendów sprzedaży.
- Raporty o stanach magazynowych.
Rozbijając powyższe na jeszcze większe szczegóły
wdrożyliśmy poniższe mechanizmy dla sklepu w enova365
⇒ Automatyzacja procesów operacyjnych.
Skrócenie czasu wprowadzania dokumentów magazynowych o 50%.
⇒ Automatyczna wysyłka faktur do klientów i całkowicie bezobsługowy proces fakturowania.
⇒ Mechanizm masowego generowania etykiet produktowych z kodami kreskowymi, do oklejania każdej sztuki, towaru z dostawy, adekwatny do pozycji i ilości produktów na dokumencie przyjęcia.
⇒ Mechanizm masowego generowania etykiet produktowych z kodami kreskowymi, do oklejania każdej sztuki, towaru z dostawy, adekwatny do pozycji i ilości produktów na dokumencie przyjęcia.
⇒ Redukcja czasu obsługi przyjęć i wydań o 30%.
⇒ Kolektor danych (szybsza i dokładniejsza obsługa logistyczna).
⇒ Dokumenty kompletacji towarzyszące przyjmowaniu na stan wyprodukowanych wyrobów własnych, które automatycznie tworzą dokumenty rozchodujące surowce z magazynu w ilościach adekwatnych do zużycia, wg ustalonych receptur wyrobów własnych.
Moduły i dodatki systemu enova365
zastosowane przy wdrożeniu dla sklepu “Zielony Parapet”
Moduły enova365
Kadry i płace
Księgowość
Środki trwałe
Handel
Faktury
Dodatki enova365
Elektroniczne Wyciągi Bankowe
WebApi
Komentarz klienta
Każde wdrożenie wymaga współpracy, dobrego poznania się i zrozumienia pomiędzy firmą decydującą się na wdrożenie systemu ERP, a firmą wdrażającą go.
Bardzo ważny jest początkowy punkt, jakim jest ankieta i warsztaty przedwdrożeniowe, które pozwalają na poznanie specyfiki i potrzeb danego przedsiębiorstwa. Bo każde wdrożenie jest inne i na pozór standardowe funkcjonalności, mogą okazać się niestandardowym wyzwaniem. Przekonaliśmy się o tym na początku wdrożenia, gdzie przez nasze wyższe potrzeby automatyzacji podstawowych funkcjonalności systemu i integracji z istniejącymi systemami uruchomienie sprawnie działającego systemu ERP wydłużyło się i zwiększyło nakłady finansowe.
Ale dziś nie wyobrażamy sobie funkcjonowania firmy w obszarach: księgowym, magazynowym, handlowym, zaopatrzeniowym, analitycznym, bez usprawnień i danych jakie daje nam enova365.
Na docenienie zasługuje elastyczność, komunikatywność, dostępność w każdej sytuacji, zaangażowanie i kompetencje wdrożeniowców – firmy ItDesk, co potwierdza fakt, że od początku współpracy, do dziś nie było zadań i tematów niemożliwych do wdrożenia.
Zainteresowaliśmy Cię tematem wdrożenia enova365?
Przeczytaj inne case study
Case study – wdrożenie enova365 w fundacji „MOC POMOCY”
Fundacja „MOC POMOCY” wspiera osoby, które w wyniku wypadku lub choroby doświadczają niepełnosprawności. Sprawdź jak itDesk pomógł tej firmie wdrożeniem systemu enova365.
Case study – wdrożenie enova365 biurze rachunkowym
Nova Fakta to nowoczesne biuro rachunkowe z Opola. Przeczytaj nasze case study z wdrożenia systemu enova365Z i dowiedz się jak przebiegał ten proces oraz co to dało klientowi.
Case study – Wdrożenie systemu ERP (enova365) w firmie transportowej.
Case study na temat wdrożenia systemu enova365 w firmie GTV BUS. Sprawdź przed jakimi wyzwaniami stanęliśmy i jakie efekty uzyskano.