Krok 6 – Zabezpieczenie na wypadek awarii (tryb OFFLINE)
Nawet najlepiej działający system może czasami ulec awarii. Dlatego KSeF przewiduje specjalne procedury umożliwiające wystawianie faktur w trybie OFFLINE. Dzięki nim przedsiębiorcy mogą kontynuować pracę, nawet gdy system nie jest dostępny.
1. Tryby awaryjne w KSeF
Krajowy System e-Faktur przewiduje trzy możliwe sytuacje awaryjne:
Tryb OFFLINE24 – podatnik wystawia fakturę poza systemem, ale musi przesłać ją do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.
Niedostępność KSeF ogłoszona przez Ministerstwo Finansów – również wymaga dosłania faktur następnego dnia roboczego.
Awaria systemu KSeF – w przypadku awarii po stronie MF faktury należy przesłać w ciągu 7 dni roboczych od jej zakończenia.
2. Certyfikaty i kody QR w trybie OFFLINE
Do wystawienia faktury OFFLINE wymagany jest Certyfikat KSeF typu 2, który potwierdza autentyczność dokumentu.
Faktura przekazywana nabywcy przed przesłaniem do KSeF musi zawierać dwa kody QR – jeden dotyczący trybu OFFLINE, a drugi certyfikatu potwierdzającego.
Certyfikaty będą dostępne do pobrania od 1 listopada 2025 r.
3. Postępowanie w przypadku błędnej faktury
Jeśli faktura została przyjęta przez KSeF i otrzymała numer identyfikacyjny, nie można jej usunąć ani edytować.
W razie błędu należy wystawić fakturę korygującą, w której wskażesz numer KSeF dokumentu pierwotnego.
Jeżeli jednak system odrzuci fakturę (np. z powodu błędu w strukturze XML), dokument nie jest uznany za wystawiony i można go poprawić oraz wysłać ponownie.
Podsumowanie
Warto wcześniej opracować w firmie wewnętrzną procedurę działania na wypadek awarii. Pozwoli to zachować ciągłość wystawiania faktur i uniknąć kar za opóźnienia w przesyłaniu dokumentów do systemu KSeF.