Krok 4 – Uwierzytelnienie i konfiguracja konta w KSeF

Po przygotowaniu zaplecza technicznego kolejnym krokiem jest połączenie systemu firmowego z KSeF i ustanowienie bezpiecznego uwierzytelnienia. Od tego momentu przedsiębiorstwo zyskuje możliwość wystawiania i odbierania faktur w systemie.

1. Token autoryzacyjny – co to jest i jak go uzyskać

Token to specjalny, 40-znakowy kod, który umożliwia bezpieczną komunikację między Twoim systemem a KSeF.
Generuje go osoba uprawniona w Aplikacji Podatnika po uwierzytelnieniu np. Profilem Zaufanym.

• Tokeny z KSeF 1.0 nie działają w nowym systemie – trzeba wygenerować je ponownie.

• Tokeny mają charakter przejściowy – będą funkcjonować tylko do końca 2026 r.

• Od 2027 r. zastąpią je Certyfikaty KSeF, które zapewniają wyższy poziom bezpieczeństwa.

2. Konfiguracja systemu firmowego

Po uzyskaniu tokena należy go wprowadzić w konfiguracji systemu księgowego.
Podczas ustawień określa się:

• rodzaj konta (testowe lub produkcyjne),

• numer NIP podmiotu,

• środowisko (API KSeF 2.0).

Po zapisaniu ustawień warto ponownie uruchomić program, aby zmiany zostały aktywowane.

3. Definicje komunikatów i schematy XML

W konfiguracji należy także wskazać, z jakiej struktury faktury system ma korzystać — od 2026 r. będzie to FA(3).
Ta definicja odpowiada za poprawne eksportowanie i importowanie danych z KSeF.

Podsumowanie

Uwierzytelnienie i konfiguracja KSeF to fundament wdrożenia. Dobrze przeprowadzony proces pozwala na płynną i bezpieczną wymianę faktur z administracją skarbową bez konieczności ręcznego logowania się do systemu.