Krok 2 – Weryfikacja i dostosowanie procesów wewnętrznych
Po analizie formalnej czas na przygotowania organizacyjne. KSeF zmieni sposób pracy w działach księgowości i sprzedaży, dlatego warto odpowiednio wcześniej przeanalizować obieg dokumentów.
1. Audyt procesów i zasobów
Określ, którzy pracownicy wystawiają i odbierają faktury – oni będą potrzebowali uprawnień w KSeF.
Przeanalizuj obieg dokumentów – faktury zakupowe z KSeF będą pobierane automatycznie, dlatego procesy akceptacji i księgowania trzeba dostosować do nowego modelu.
2. Obsługa złożonych struktur
W firmach z wieloma oddziałami lub w jednostkach samorządowych (JST) należy właściwie opisać dane w strukturze faktury, np. korzystając z elementu Podmiot3 (dla jednostek podległych lub wystawców faktur w ramach grupy).
Warto też uporządkować opisy analityczne i konta kosztowe, aby ułatwić automatyczne księgowanie.
3. Nowa struktura FA(3) i informacje dodatkowe
Wydruki faktur wystawionych przez KSeF muszą zawierać kod QR z numerem KSeF.
W przypadku faktur wystawianych offline – dwa kody: dla trybu offline i dla certyfikatu autentyczności.
W stopce faktury można umieścić krótkie informacje dodatkowe, np. zasady zwrotu towaru czy opisy techniczne (do 1024 znaków).
Podsumowanie
Etap weryfikacji procesów to moment, w którym warto zaangażować zarówno dział księgowości, jak i IT. Dzięki temu wdrożenie KSeF stanie się naturalnym elementem codziennego funkcjonowania firmy, a nie rewolucją na ostatnią chwilę.