Krok 1 – Analiza merytoryczna i prawna

Kiedy obowiązek zacznie dotyczyć Twojej firmy?

Pierwszym krokiem we wdrożeniu KSeF jest dokładne zrozumienie, kiedy obowiązek zacznie dotyczyć Twojej firmy oraz jakie dokumenty należy przesyłać przez system.

1. Ustalenie daty startu i skali obowiązku

• Duży podatnik – obowiązek wystawiania faktur w KSeF od 1 lutego 2026 r. (dla firm z przychodami powyżej 200 mln zł w 2024 r.).

• Pozostali przedsiębiorcy – obowiązek od 1 kwietnia 2026 r.

• Wszyscy podatnicy – od 1 lutego 2026 r. będą zobowiązani do odbierania faktur przez KSeF.

2. Weryfikacja wyłączeń i przypadków szczególnych

Nie wszystkie dokumenty trafiają do KSeF.
Poza systemem pozostaną m.in.:

• faktury B2C (dla konsumentów) – ich wystawianie w KSeF jest dobrowolne,

• faktury dla kontrahentów zagranicznych,

• faktury z kas rejestrujących oraz paragony z NIP do 450 zł – wyłączone do 31 grudnia 2026 r.,

• inne dokumenty niebędące fakturami (np. pro forma, noty, rachunki).

Podsumowanie

Na tym etapie kluczowe jest określenie, które procesy i dokumenty będą objęte KSeF. Warto też już teraz poinformować kontrahentów o planowanym sposobie wymiany faktur po wejściu systemu w życie.