Certyfikat do KseF – co to jest? Jak działa?

Aby Twoja firma mogła wysłać lub odebrać fakturę z Krajowego Systemu e-Faktur, system informatyczny (np. enova365) musi udowodnić swoją tożsamość przed serwerami rządowymi. Certyfikat do KSeF to w uproszczeniu cyfrowy klucz, który otwiera bezpieczny kanał komunikacji i autoryzuje operacje wykonywane przez system w imieniu Twojej firmy.

Certyfikat do Kse – co to dokładnie jest?

W kontekście KSeF możemy mówić o dwóch głównych sposobach cyfrowej autoryzacji:

1. Certyfikat kwalifikowany (Podpis lub Pieczęć)

To komercyjne rozwiązanie wydawane przez certyfikowanych dostawców. Pieczęć kwalifikowana (oparta na NIP firmy) jest najbardziej profesjonalnym sposobem autoryzacji, ponieważ pozwala na bezobsługową komunikację system-to-system.

2. Certyfikat KSeF (Token/Klucz autoryzujący)

To wewnętrzny identyfikator generowany bezpośrednio w portalu KSeF po uprzednim zalogowaniu się np. Profilem Zaufanym. Pozwala on na powiązanie Twojego oprogramowania ERP z kontem firmy w KSeF bez konieczności każdorazowego logowania się przez człowieka.

Jak to działa w praktyce?

Proces autoryzacji przy użyciu certyfikatu/tokenu przebiega w kilku krokach:

• Krok 1: Generowanie: Wewnątrz systemu enova365 lub bezpośrednio w rządowym Portalu Podatnika generowany jest unikalny klucz.
• Krok 2: Powiązanie: Klucz ten zostaje „zaszyty” w konfiguracji modułu KSeF w Twoim systemie ERP.
• Krok 3: Cyfrowy uścisk dłoni: Za każdym razem, gdy klikasz „Wyślij faktury”, system przesyła ten certyfikat do serwerów Ministerstwa Finansów. Serwer sprawdza, czy klucz jest ważny i czy należy do Twojej firmy.
• Krok 4: Bezpieczna sesja: Po pozytywnej weryfikacji zostaje otwarta bezpieczna sesja, podczas której faktury w formacie XML są przesyłane do systemu rządowego.

Dlaczego certyfikat jest niezbędny?

Bez cyfrowego certyfikatu lub tokenu każda próba wysłania faktury wymagałaby ręcznego logowania się przez pracownika (np. kodem SMS lub Profilem Zaufanym). Przy dużej skali dokumentów byłoby to logistycznie niemożliwe.

Certyfikat zapewnia:

• Automatyzację: Faktury mogą być wysyłane i odbierane w tle, bez udziału człowieka.
• Niezaprzeczalność: Masz pewność, że nikt nie podszył się pod Twoją firmę.
• Ciągłość pracy: System może pobierać faktury kosztowe np. w nocy, by rano były gotowe do opisu w module DMS.

Podsumowanie

Certyfikat do KSeF to fundament bezpiecznej wymiany danych. W itDesk pomagamy naszym klientom dobrać odpowiedni rodzaj zabezpieczenia (podpis, pieczęć czy token) i poprawnie skonfigurować go w systemie enova365, tak aby cały proces przebiegał całkowicie automatycznie i zgodnie z najwyższymi standardami bezpieczeństwa IT.