Krok 3 – Wybór narzędzia i wymagania techniczne
Wybór narzędzia i wymagania techniczne
Aby wdrożenie KSeF przebiegło bez zakłóceń, należy zadbać o właściwe narzędzie do komunikacji z systemem oraz odpowiednie przygotowanie infrastruktury informatycznej. To etap, który łączy kwestie organizacyjne z technicznymi.
1. Wybór narzędzia komunikacji z KSeF
Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia, takie jak Aplikacja Podatnika, jednak w przypadku firm przetwarzających większą liczbę faktur znacznie wygodniejsza jest integracja z własnym systemem finansowo-księgowym za pomocą API KSeF 2.0.
Umożliwia to pełną automatyzację — faktury są wysyłane, pobierane i księgowane bez konieczności ręcznej obsługi.
2. Wymagania techniczne systemu i bazy danych
Kodowanie UNICODE (np. UTF-8) – niezbędne do poprawnego odczytywania znaków w plikach XML.
Aktualna wersja oprogramowania – system finansowo-księgowy musi obsługiwać strukturę FA(3) oraz API KSeF 2.0.
Automatyzacja procesów – w firmach, gdzie obrót dokumentów jest duży, warto zaplanować automatyczną synchronizację i wymianę faktur w tle.
Import faktur zakupowych – system powinien umożliwiać bezpośredni import dokumentów pobranych z KSeF.
3. Harmonogram działań IT
30 września 2025 r. – uruchomienie środowiska testowego API KSeF 2.0 (czas na pierwsze testy integracyjne).
1 listopada 2025 r. – uruchomienie Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU) – moment na pobranie certyfikatów i skonfigurowanie dostępu.
Podsumowanie
Na tym etapie kluczowe jest sprawdzenie, czy oprogramowanie używane w firmie jest gotowe do pracy z KSeF 2.0. Warto też zaplanować testy integracyjne z wyprzedzeniem, aby uniknąć problemów technicznych po wejściu w życie obowiązku.