ZAW-FA czy pieczęć kwalifikowana w KSeF – co będzie lepsze dla Twojej firmy?
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedna z najważniejszych zmian procesowych, przed którymi staje polski biznes w najbliższych latach. W itDesk patrzymy na to nie tylko jako na obowiązek prawny, ale przede wszystkim jako na szansę na uszczelnienie i automatyzację obiegu dokumentów.
Jedną z pierwszych technicznych decyzji, jakie musi podjąć firma, jest wybór metody autoryzacji w systemie. Do wyboru mamy dwie główne ścieżki: ZAW-FA oraz pieczęć kwalifikowaną. Która z nich sprawdzi się lepiej w Twojej organizacji?
1. ZAW-FA: Rozwiązanie oparte na uprawnieniach osób fizycznych
Zawiadomienie ZAW-FA służy do wyznaczenia konkretnej osoby fizycznej (identyfikowanej numerem PESEL), która otrzyma uprawnienia właścicielskie w KSeF w imieniu firmy.
• Jak to działa w praktyce?
Wyznaczona osoba (np. właściciel lub główna księgowa) loguje się do systemu za pomocą profilu zaufanego lub podpisu osobistego.
• Wyzwania:
To rozwiązanie generuje ryzyko tzw. „wąskiego gardła”. Jeśli osoba posiadająca uprawnienia jest niedostępna, firma może mieć problem z zarządzaniem dostępami dla innych pracowników lub systemów.
• Dla kogo?
ZAW-FA sprawdza się w mikroprzedsiębiorstwach o bardzo prostej strukturze, gdzie nie planuje się szerokiej automatyzacji procesów.
2. Pieczęć kwalifikowana: Fundament automatyzacji procesów
Pieczęć kwalifikowana to elektroniczny odpowiednik pieczątki firmowej. Kluczową różnicą jest to, że nie przypisujemy jej do konkretnego człowieka (PESEL), lecz do podmiotu (NIP firmy).
• Dlaczego to rekomendujemy?
Pieczęć umożliwia pełną komunikację typu system-to-system. Oznacza to, że Twój system ERP (np. enova365) może automatycznie wysyłać i odbierać faktury bez konieczności każdorazowego logowania się przez pracownika.
• Bezpieczeństwo i ciągłość:
Pieczęć działa niezależnie od zmian kadrowych. Jest zaszyta w procesie technologicznym firmy, co gwarantuje stabilność wysyłki dokumentów niezależnie od urlopów czy rotacji pracowników.
• Skalowalność:
To rozwiązanie niezbędne dla firm, które chcą w pełni wykorzystać potencjał cyfrowej transformacji.
Synergia: KSeF i moduł DMS w enova365
W itDesk od lat wdrażamy rozwiązania, które eliminują „wyważanie otwartych drzwi”. Samo połączenie z KSeF to tylko pierwszy krok. Prawdziwe korzyści biznesowe pojawiają się przy wykorzystaniu modułu DMS (Document Management System).
Dzięki pieczęci kwalifikowanej i odpowiedniej konfiguracji systemu enova365:
1. Faktury kosztowe trafiają z KSeF bezpośrednio do cyfrowego obiegu w firmie.
2. Mechanizmy OCR automatycznie rozpoznają dane z dokumentów.
3. Ścieżki akceptacji pozwalają na szybkie zatwierdzenie kosztów przez odpowiednie osoby wewnątrz organizacji, bez użycia ani jednej kartki papieru.
Podsumowanie
Wybór między ZAW-FA a pieczęcią kwalifikowaną zależy od skali operacyjnej firmy. Jeśli celem jest budowanie przewagi konkurencyjnej poprzez sprawną technologię, pieczęć kwalifikowana jest rozwiązaniem zdecydowanie bardziej efektywnym. Zapewnia ona autonomię systemów.
Potrzebujesz pomocy?
Skontaktuj się z nami:
Zadzwoń: 508680938
Napisz: [email protected]