W odpowiedzi na zidentyfikowane potrzeby dział administracyjny itDesk, we współpracy z zespołem Business Solutions, przeprowadził wdrożenie szeregu usprawnień w systemie enova365, dostosowanych do specyfiki wewnętrznych procesów organizacji.
W zakresie windykacji uruchomiono dedykowany moduł w enova365, skonfigurowany zgodnie z wymaganiami firmy. System automatycznie tworzy sprawy windykacyjne, wysyła przypomnienia mailowe w określonych dniach przeterminowania płatności oraz zamyka sprawy po uregulowaniu należności. Równolegle zdefiniowano wewnętrzną procedurę działania w kolejnych etapach procesu windykacyjnego, dzięki czemu odpowiedzialność za konkretne działania została jasno przypisana, a większość czynności przebiega bezobsługowo.
W celu uporządkowania terminów obowiązkowych czynności, takich jak badania medycyny pracy, szkolenia BHP czy przeglądy techniczne, wdrożono harmonogram zadań, w którym odpowiednie terminy są rejestrowane w systemie, a automatyczne powiadomienia mailowe trafiają do osób odpowiedzialnych w momencie zbliżania się terminu wykonania danej czynności.
W obszarze kadr zastosowano mechanizm szablonów wydruków, co pozwala na automatyczne generowanie umów kadrowych bezpośrednio z kartoteki pracownika. Po wprowadzeniu danych do systemu, dokumenty – takie jak umowa o pracę czy umowa cywilnoprawna – są gotowe do wydruku z pełnym zakresem informacji, bez potrzeby ręcznego przepisywania.
Znaczącej poprawie uległ również proces obsługi wniosków urlopowych. Całkowicie wyeliminowano papierowe formularze, wprowadzając ich elektroniczny odpowiednik w enova365. Wnioski składane są bezpośrednio w systemie, akceptowane przez odpowiednie osoby i automatycznie rejestrowane w kalendarzu działowym. Pracownicy mają wgląd w nieobecności współpracowników, co ułatwia planowanie pracy i zapobiega kolizjom terminów.
Automatyzacji poddano również obsługę wyciągów bankowych. Dzięki integracji systemu z bankiem przez webservice, wyciągi są automatycznie pobierane z banku do enova365 o ustalonych porach i rozliczane zgodnie z przypisanymi regułami. Umożliwiono także zlecanie przelewów oraz bieżące monitorowanie salda i historii operacji bez konieczności logowania się do systemu bankowego, co znacząco skróciło czas pracy i uprościło zarządzanie płatnościami.
W zakresie wprowadzania faktur zaproponowano dwa zintegrowane rozwiązania OCR – Saldeo oraz Nicolaus OCR. Po analizie zdecydowano się na wdrożenie Nicolaus OCR, wdrożonego partnersko przez itDesk. Rozwiązanie to umożliwia automatyczny odczyt danych z faktur bezpośrednio w systemie enova365. Całość została uzupełniona o Workflow akceptacji kosztów, dzięki czemu wszystkie dokumenty są weryfikowane i zatwierdzane zgodnie z przyjętym schematem decyzyjnym. System uczy się na podstawie wprowadzanych danych, co z czasem przyspiesza proces odczytu i ogranicza liczbę błędów. Wszystkie informacje historyczne oraz dokumenty są dostępne w jednym miejscu, co znacząco poprawiło kontrolę nad kosztami i zwiększyło transparentność procesu zakupowego.