Case Study – Jak enova365 pomogła firmie z branży recyklingu i gospodarowania odpadami?

Oprogramowanie enova365 wdrożono w firmie Hamburger (branża zarządzania odpadami i recykling). Oto case study z wdrożenia przez itDesk.

Hamburger Recycling, spółka należąca do Prinzhorn Holding. Firma Hamburger Recycling Polska należy do koncernu Prinzhorn Holding z siedzibą w Austrii, który jest czołowym producentem wysokiej jakości papieru, tektury oraz opakowań w całej Europie.

Centrala firmy Hamburger Recycling Polska Sp. z o.o. mieści się w Opolu przy ul. Wschodniej 25. Na potrzeby naszych papierni stworzone zostały oddziały zajmujące się zbiórką makulatury oraz kompleksową obsługą w zakresie odbioru surowców wtórnych od zakładów produkcyjnych, drukarni, sieci handlowych i innych wytwórców.

Równoległą działalnością prowadzoną przez spółkę Hamburger Recycling Polska Sp. z o.o. jest zakup surowców wtórnych – makulatury i tworzyw od firm prowadzących działalność w zakresie zbierania surowców wtórnych, gdzie jest możliwość odbioru ładunków cało samochodowych.

 

Spółka Hamburger Recycling Polska powstała w roku 2006 i w zasadzie prawie od początku swojej działalności związana była z systemem Enova, początkowo przez kilka lat jedynie w zakresie modułu Księga Handlowa i Księga Inwentarzowa. Następnie poszerzyła swój zakres o moduł Kadry i Płace i częściowe wykorzystanie modułu Handel. Z biegiem lat i rozwoju działalności poszerzane były zakresy korzystania z kolejnych funkcjonalności poszczególnych modułów. Intuicyjne poruszanie się po programie i możliwość dostosowania wszelkich widoków na potrzeby użytkownika, jak również duża dostępność raportów oraz możliwość ich modyfikacji bądź tworzenia własnych, sprawiły, że program stał się źródłem wielu danych usprawniających raportowanie zarówno w celach wewnętrznych jak i dla instytucji państwowych. Wszystkie te zalety sprawiły, iż na przestrzeni lat nie rozważano zmiany oprogramowania, co więcej podjęto decyzję w kierunku rozbudowy funkcjonalności na bazie aktualnego oprogramowania w oparciu o moduły CRM i Handel.

Wyzwania do rozwiązania dzięki enova365

Nowe zarządzanie procesem pośrednictwa w sprzedaży wraz z logistyką dostaw. System ma za zadanie wspierać firmę zajmującą się skupowaniem i sprzedażą odpadów. Zakres jaki ma zostać objęty wsparciem to:

1. Plany dostaw – Rejestracja potencjalnych dostaw surowców z wyszczególnieniem
2. Gospodarka magazynowa – Kompleksowe zarządzanie magazynem, a w szczególności możliwość rejestrowania operacji magazynowych. Ponadto system powinien mieć możliwość podglądu aktualnego stanu magazynowego poszczególnych towarów.
3. Działalność handlowa – Rejestrowanie operacji zakupowo-sprzedażowych wraz z analizą danych dot. marży.

Wdrożenie i uzyskane rozwiązania

Zastosowane moduły i rozwiązania enova365

CRM	HANDEL
Księga Handlowa	Harmonogram Zadań

Wdrożenie

Wdrożony CRM służy do rejestracji zdarzeń i planowania operacji. Handel i magazyn służy oddziałom do skupu towaru, rejestrowania stanów magazynowych oraz planowania, sprzedaży wraz z wysyłką.

Osiągnięte rezultaty

Opracowany został z klientem nowy schemat i diagram procesów. Po wdrożeniu znacząco usprawniony został przepływ informacji oraz obieg dokumentów, jak również podniesiono poziom świadomości inwentarza na magazynie dzięki czemu towar szybciej opuszcza magazyn. Sprzedaż również zauważalnie wzrosła. Dodatkowo moduł Harmonogram Zadań w dużej mierze zautomatyzował powtarzalne procesy wykluczając konieczność ingerencji pracowników.

Firma itDesk, która jako Partner Enova zapewniła nam pełne wsparcie programistów i dostosowała się do naszego harmonogramu pracy. Efekt końcowy stworzonego indywidualnego dedykowanego nam rozwiązania znacznie usprawnił cały łańcuch procesów związanych z nasza działalnością w obszarach logistyki, przepływu danych handlowych na księgowości kończąc. Wdrożone rozwiązania nadal są udoskonalane przy ciągłej współpracy z itDesk.

 

Opisane potrzeby klienta zostały ułożone w czytelny schemat i diagram procesów, który został wdrożony w system enova365. W przyszłości planowane już są kolejne moduły i funkcjonalności.

Informacje techniczne

Na potrzeby systemu zostały wprowadzone następujące pojęcia:

1. Zgłoszenie (ZG) – Miejsce w którym dany oddział firmy zgłasza ile danej jakości jest w stanie dostarczyć w danym okresie czasu.
2. Element planu (EP) – Miejsce w którym opisujemy ile danej jakości planujemy dostarczyć w danym okresie czasu, ze wskazaniem: odbiorcy, dostawcy, kiedy, ile, jaka jakość, ile planujemy zarobić.
3. Tranzyt (T) – Miejsce w którym przydzielamy dane zdarzenie transportowe do konkretnego elementu planu. Każdy tranzyt jest odpowiednikiem dokładnie 1 przejazdu, jednego samochodu.
4. Kwit wagowy (KW) – Dokument na który widnieje waga wjeżdżającego pojazdu na wagę transportową. Na KW są informację takie jak: data, masa brutto pojazdu, tara, odbicie wagi, lista jakości.
5. Zamówienie (Z) – Dokument w którym mamy informacje ile dany odbiorca zamówił u nas danej jakości i kiedy planujemy mu to dostarczyć.
6. Przyjęcie magazynowe (PZ) – Rejestracja operacja magazynowej.
7. Wydanie magazynowe (WZ) – Rejestracja operacja magazynowej.
8. Faktura zakupu (FZ) – Rejestracja operacja zakupowej.
9. Faktura sprzedaży (FV) – Rejestracja operacja sprzedażowej.
10. Fracht (F) – Koszt transportu jaki ponosimy podczas realizacji tranzytu.
11. Odbicie wagi (OW) – Potrącenie wagi netto na kwicie wagowym przez jednostkę odbierającą jakość z przyczyn zanieczyszczeń, zawilgoceń lub innych.
12. Odbiorca (OD) – Kontrahent do którego dostarczamy jakość
13. Dostawca (DO) – Kontrahent od którego obieramy jakość
14. Firma spedycyjna (FS) – Kontrahent który realizuje dla nas dane zlecenie transportowe
15. Logistyk (LG) – Osoba zajmująca się organizacją transportu dla konkretnego tranzytu
16. Numer awizacji (NA) – Numer którym posługujemy się z odbiorcą w celu identyfikacji „okna czasowego do rozładunku transportu”
17. Jakość (J) – Towar podlegający gospodarce magazynowej.

Role użytkowników systemu

Operator działu handlowego:

Operator którego głównym zadaniem jest organizacja działań sprzedażowych a w szczególności zbieranie zamówień od klientów oraz nadzorowanie planów sprzedażowych. Dodatkowo handlowiec uczestniczy w procesie po-dostawczym, kiedy wymagane jest zebranie informacji od klienta o zaakceptowanej ilości towaru przez klienta.

Logistyk:

Operator którego głównym zadaniem jest organizacja transportu do planów sprzedażowych. Logistyk odpowiedzialny jest za uzupełnienie wszystkich informacji niezbędnych do wygenerowania dokumentów transportowych oraz wprowadzenie wart. kosztów transportu – frachtu.

Dyrektor oddziału:

Operator którego głównym zadaniem jest przedstawienie informacji, jakiego towaru w jakiej ilości dany oddział jest w stanie przygotować w danym miesiącu. Dyrektor oddziału ma również możliwość wprowadzania tzw. pustych tranzytów – tranzytów, które mają zostać poddane późniejszej obróbce przez dział logistyki.

Handlowiec:

Operator którego głównym zadaniem jest przedstawienie informacji, jakiego towaru w jakiej ilości dany dostawca jest w stanie dostarczyć. Rola analogiczna do “Dyrektora oddziału” lecz tyczy się sprzedaży tzw. trade-owej. Handlowiec ma również możliwość wprowadzania tzw. pustych tranzytów – tranzytów, które mają zostać poddane późniejszej obróbce przez dział logistyki.

Operator oddziału:

Operator którego głównym zadaniem jest przyjmowanie i wydawanie transportów. Każdy transport przyjęty lub wydany jest odstemplowany dokumentem o nazwie kwit wagowy. Na podstawie kwitów wagowych są wprowadzane dokumenty magazynowe tj.: PW, RW, PZ, WZ.

Księgowość:

Operator którego głównym zadaniem jest wystawienie faktury na do klienta na podstawie zrealizowanych dostawach. Księgowość odpowiada za zamknięcie każdej transakcji fakturą i merytoryczną weryfikację poprawności informacji na każdym etapie procesu.